Lors de l'élaboration et de l'introduction de codes de conduite (Codes of Conducts), il convient de respecter les exigences légales.
1. Introduction
En pénétrant les marchés des pays en développement et émergents, les réflexions sur la responsabilité de l'entreprise deviennent de plus en plus pertinentes. Dans de nombreux pays hôtes, les entreprises sont souvent confrontées à des réalités inconnues : normes culturelles étrangères, insécurité juridique, situation politique volatile, organes administratifs imprévisibles ou encore gestion irresponsable de l'environnement, corruption et violation des normes de travail et des droits de l'homme reconnus au niveau international.
L'entreprise doit s'intéresser activement à ce cadre, car on attend d'elle qu'elle fasse valoir, dans sa sphère d'influence (fournisseurs, travailleurs, sites, etc.) ainsi que dans les pays d'approvisionnement, de production et d'exportation, les exigences élevées en matière de pratiques commerciales responsables qui prévalent dans son pays d'origine.
Le code de conduite (Code of Conduct) est un instrument bien établi pour éviter d'éventuels préjudices de la part des parties prenantes dans le domaine d'activité d'une entreprise. Avec un code de conduite sur mesure, une entreprise fixe des directives d'action concrètes pour respecter ses principales obligations éthiques et morales. Cet instrument a une composante régulatrice (fournisseurs) et communicative (parties prenantes) et peut, grâce à un développement proche de la pratique et à une mise en œuvre crédible, apporter une grande contribution à la crédibilité de l'entreprise.
2. Raisons justifiant l'introduction de codes de conduite
D'une part, les raisons de l'introduction d'un code de conduite sont liées aux dangers susmentionnés, qui trouvent leur origine dans l'internationalisation des entreprises ainsi que dans la mondialisation croissante. D'autre part, les raisons résultent de dépendances, comme par exemple la loi américaine Sarbanes Oxley. Cette loi exige des entreprises américaines cotées en bourse qu'elles s'assurent que les fautes commises dans les domaines de la comptabilité, de la banque et de la criminalité économique - qui englobe un large éventail de délits possibles - soient détectées et éliminées le plus rapidement possible. Les entreprises allemandes sont concernées par les obligations de la loi Sarbanes Oxley si leur société mère est cotée en bourse aux États-Unis.
Les mesures nécessaires au respect des exigences de la loi Sarbanes Oxley sont mises en œuvre dans les entreprises sous la forme de codes de conduite. Des directives de comportement concrètes doivent permettre de réduire ou de minimiser les risques de responsabilité des entreprises.
En Allemagne, on constate une tendance croissante des entreprises à s'engager à introduire des codes de conduite ou à mettre en place des systèmes de signalement en cas de violation des règles, même si elles ne sont pas elles-mêmes cotées en bourse ou n'ont pas de société mère cotée en bourse. Les raisons de cette forme d'engagement volontaire sont très diverses, allant de la planification d'une introduction en bourse à la reconnaissance du fait qu'un code de conduite est un instrument de "gouvernance d'entreprise" moderne et attendu par les parties prenantes.
3. Objectifs et contenu des codes de conduite
Les objectifs des codes de conduite sont pour la plupart comparables, tandis que leur contenu peut varier considérablement d'une entreprise à l'autre.
L'objectif essentiel - même s'il est souvent formulé de manière très différente - est de minimiser les risques de responsabilité en prescrivant des règles de comportement concrètes. Celles-ci se rapportent généralement aussi bien à différentes unités organisationnelles (p. ex. ventes, ressources humaines, etc.) qu'à différents processus. D'une certaine manière, l'entreprise "transfère" les risques découlant d'un comportement fautif sur les personnes concernées et se prévaut ainsi d'une possibilité d'exonération. Le fait que celle-ci ne soit que de nature relative est finalement démontré par le fait que dans les médias, c'est généralement l'entreprise qui est clouée au pilori et non le collaborateur individuel - exception faite des membres du conseil d'administration ou de la direction.
En revanche, le contenu varie généralement beaucoup : certaines entreprises se contentent d'obliger brièvement leurs collaborateurs à respecter les lois en vigueur ainsi que les instructions internes et à signaler les infractions. Dans la plupart des entreprises, on observe toutefois que le code de conduite contient un grand nombre de règles de comportement concrètes et adaptées à la situation, qui vont en somme bien au-delà de ce que la loi Sarbanes Oxley exige. En voici quelques exemples :
- Obligations de confidentialité
- Acceptation de cadeaux
- Interdiction de l'alcool, des drogues et des médicaments enivrants
- Utilisation des équipements de l'entreprise (téléphone, machines, véhicules)
- Non-acceptation du travail des enfants
- Infractions à la protection de l'environnement
- Emploi de membres de la famille chez des concurrents
L'établissement des règles de conduite s'accompagne en outre de sanctions fixées en cas de non-respect des règles de conduite. Celles-ci vont de simples mesures disciplinaires au licenciement immédiat avec plainte pénale.
Les "systèmes de signalement" (en anglais : whistleblowing systems), par le biais desquels les infractions sont signalées, constituent un autre élément des codes de conduite. Il s'agit généralement de hotlines ou d'adresses e-mail spéciales - l'anonymat et la discrétion sont des conditions de base sans lesquelles un tel système de signalement ne fonctionnerait guère dans la pratique (qui voudrait passer pour un "dénonciateur", même s'il est tenu de signaler les infractions en vertu du code de conduite ?)
Si l'on compare l'évolution des codes de conduite entre les États-Unis et l'Allemagne, le nombre élevé de règles de conduite concrètes dans les codes de conduite américains s'explique historiquement par une densité de réglementation légale nettement plus faible dans le droit du travail que celle que nous connaissons en Allemagne. Toutefois, en Allemagne aussi, on constate parfois une "rage réglementaire" prononcée de la part des responsables de la conformité, bien que de nombreux faits réglementés trouvent leur appréciation juridique aussi bien dans le droit du travail matériel que dans la jurisprudence en matière de droit du travail qui évolue depuis des décennies.
À propos de l'auteur
Eckart Achauer, études de droit et de gestion d'entreprise, études post-universitaires de Master of Business Administration (MBA). Formations continues en cours d'emploi pour devenir European Quality Manager (DGQ), médiateur avec spécialisation en médiation commerciale et Certified Compliance Manager (TÜV).
Il a travaillé pendant une dizaine d'années dans le secteur de l'assurance internationale au sein de la direction d'un groupe d'assurance suisse, où il a occupé différentes fonctions (service des sinistres, distribution, assistance), avant de se lancer en 1997 dans le conseil en gestion et en entreprise.
En tant que conseiller et directeur de différentes sociétés de conseil, M. Achauer s'est spécialisé thématiquement dans l'optimisation de l'organisation et des processus ainsi que dans la mise en place et l'implémentation de systèmes de gestion - gestion de la qualité, gestion des risques et de la conformité.
Chez Senator Executive Search Partners, M. Achauer s'occupe du domaine de la gestion de la conformité. Dans le cadre d'audits de conformité, il analyse leur "compliance fitness" organisationnel, il sensibilise et forme le management, les cadres et les collaborateurs et soutient les entreprises dans la mise en place et l'implémentation de systèmes individuels de gestion de la conformité. Ce faisant, il tient toujours compte de la situation de risque spécifique des entreprises. Grâce à sa longue expérience en tant que cadre et conseiller, il connaît parfaitement les défis entrepreneuriaux de la pratique.
