Lors de l'élaboration et de la mise en place de codes de conduite (Codes of Conducts), il convient de respecter certaines exigences légales.
1. Introduction
Lorsqu'elles pénètrent les marchés des pays en développement et émergents, les entreprises doivent de plus en plus tenir compte de leur responsabilité sociale. Dans de nombreux pays hôtes, elles sont souvent confrontées à des réalités qui leur sont inconnues : normes culturelles étrangères, insécurité juridique, instabilité politique, administration imprévisible, mais aussi gestion irresponsable de l'environnement, corruption et violation des normes du travail et des droits de l'homme internationalement reconnus.
L'entreprise doit se pencher activement sur ces conditions-cadres, car on attend d'elle qu'elle applique, dans sa sphère d'influence (fournisseurs, employés, sites, etc.) ainsi que dans les pays d'approvisionnement, de production et d'exportation, les exigences élevées en matière de pratiques commerciales responsables qui sont en vigueur dans son pays d'origine.
Le code de conduite est un instrument bien établi qui permet d'éviter d'éventuelles atteintes de la part de parties prenantes dans le domaine d'activité d'une entreprise. Avec un code de conduite sur mesure, une entreprise définit des lignes directrices concrètes pour le respect de ses obligations éthiques et morales fondamentales. Cet instrument a une composante réglementaire (fournisseurs) et communicative (parties prenantes) et peut, grâce à un développement pratique et une mise en œuvre crédible, contribuer grandement à la crédibilité de l'entreprise.
2. Raisons justifiant l'introduction de codes de conduite
D'une part, les raisons qui ont motivé l'introduction d'un code de conduite résident dans les risques susmentionnés, qui trouvent leur origine dans l'internationalisation des entreprises et dans la mondialisation croissante. D'autre part, elles découlent de dépendances telles que la loi américaine Sarbanes Oxley Act. Cette loi exige des entreprises cotées en bourse aux États-Unis qu'elles veillent à ce que les irrégularités dans les domaines de la comptabilité, des opérations bancaires et de la criminalité économique – qui couvre un large éventail d'infractions possibles – soient détectées et éliminées le plus rapidement possible. Les entreprises allemandes sont soumises aux obligations de la loi Sarbanes Oxley si leur société mère est cotée en bourse aux États-Unis.
Les mesures nécessaires au respect des exigences de la loi Sarbanes Oxley sont mises en œuvre sous forme de codes de conduite dans les entreprises. Des règles de conduite concrètes visent à réduire ou à minimiser les risques de responsabilité des entreprises.
En Allemagne, on observe une tendance croissante chez les entreprises qui ne sont pas cotées en bourse et dont la société mère n'est pas cotée en bourse à s'engager à introduire des codes de conduite ou à mettre en place des systèmes de signalement en cas de violation des règles. Les raisons qui motivent ce type d'engagement volontaire sont très diverses : elles vont de la planification d'une introduction en bourse à la prise de conscience qu'un code de conduite est un instrument de « gouvernance d'entreprise » moderne et attendu par les parties prenantes.
3. Objectifs et contenu des codes de conduite
Les objectifs des codes de conduite sont pour la plupart comparables, tandis que leur contenu peut varier considérablement d'une entreprise à l'autre.
L'objectif principal, bien que souvent formulé de manière très différente, est de minimiser les risques liés à la responsabilité en définissant des règles de conduite concrètes. Celles-ci concernent généralement aussi bien différentes unités organisationnelles (par exemple, les ventes, les ressources humaines, etc.) que différents processus. D'une certaine manière, l'entreprise « transfère » les risques résultant d'un comportement fautif aux personnes concernées et se réserve ainsi une possibilité de disculpation. Le fait que celle-ci ne soit que relative est finalement démontré par le fait que ce sont généralement les entreprises et non les employés individuels qui sont cloués au pilori dans les médias, à l'exception des membres du conseil d'administration ou de la direction.
En revanche, leur contenu varie généralement considérablement : certaines entreprises se contentent d'obliger succinctement leurs employés à respecter les lois en vigueur et les instructions internes et à signaler toute infraction. Cependant, on observe que dans la plupart des entreprises, le code de conduite comprend un grand nombre de règles de conduite concrètes et adaptées à chaque situation, qui, dans l'ensemble, vont bien au-delà de ce qu'exige la loi Sarbanes Oxley. En voici quelques exemples :
- obligations de confidentialité
- Acceptation de cadeaux
- Interdiction de l'alcool, des drogues et des médicaments psychotropes
- Utilisation des équipements de l'entreprise (téléphone, machines, véhicules)
- Non-acceptation du travail des enfants
- Infractions à la protection de l'environnement
- Emploi de membres de la famille chez des concurrents
La mise en place de règles de conduite s'accompagne également de sanctions prévues en cas d'infraction à ces règles. Celles-ci vont de simples mesures disciplinaires au licenciement sans préavis assorti d'une plainte pénale.
Les codes de conduite comprennent également des « systèmes d'alerte » (en anglais : whistleblowing systems) permettant de signaler les infractions. Il s'agit généralement de hotlines ou d'adresses e-mail spéciales. L'anonymat et la discrétion sont des conditions préalables indispensables, sans lesquelles un tel système de signalement ne pourrait guère fonctionner dans la pratique (qui voudrait passer pour un « délateur », même s'il est tenu de signaler les infractions en vertu du code de conduite ?).
Si l'on compare l'évolution des codes de conduite entre les États-Unis et l'Allemagne, le nombre élevé de règles de conduite concrètes dans les codes de conduite américains s'explique historiquement par une densité réglementaire nettement moins importante dans le droit du travail que celle que nous connaissons en Allemagne. Toutefois, on observe parfois en Allemagne une « frénésie réglementaire » prononcée de la part des responsables de la conformité, bien que bon nombre des faits réglementés trouvent leur appréciation juridique tant dans le droit du travail matériel que dans la jurisprudence en matière de droit du travail qui s'est développée au fil des décennies.
À propos de l'auteur
Eckart Achauer, études de droit et de gestion d'entreprise, études postuniversitaires pour l'obtention d'un Master of Business Administration (MBA). Formations continues en cours d'emploi pour devenir European Quality Manager (DGQ), médiateur spécialisé dans la médiation économique et Certified Compliance Manager (TÜV).
Il a travaillé pendant environ 10 ans dans le secteur international de l'assurance, où il a occupé différentes fonctions (service des sinistres, distribution, assistance) au sein de la direction d'un groupe d'assurance suisse, avant de se tourner vers le conseil en gestion et en entreprise en 1997.
En tant que consultant et directeur général de différentes sociétés de conseil, M. Achauer s'est spécialisé dans l'optimisation des organisations et des processus ainsi que dans la mise en place et l'implémentation de systèmes de gestion (gestion de la qualité, gestion des risques et conformité).
Chez Senator Executive Search Partners, M. Achauer est responsable du domaine de la gestion de la conformité. Dans le cadre d'audits de conformité, il analyse la « conformité organisationnelle » des entreprises, sensibilise et forme la direction, les cadres et les employés, et aide les entreprises à mettre en place et à implémenter des systèmes individuels de gestion de la conformité. Ce faisant, il tient toujours compte de la situation spécifique de l'entreprise en matière de risques. Grâce à ses nombreuses années d'expérience en tant que cadre et consultant, il connaît parfaitement les défis entrepreneuriaux rencontrés dans la pratique.
