Dans le cadre de notre série consacrée à des thèmes d'importance internationale, notre auteur Sergey Frank consacre un article en trois parties à la question cruciale de savoir comment mener avec succès des négociations sur la scène internationale.

Les négociations jouent un rôle important dans toute transaction commerciale, y compris bien sûr au niveau international, et se déroulent rarement de manière uniforme. Au niveau international, des situations complexes surviennent souvent, par exemple en raison des différences de niveau linguistique des parties à la négociation ou de divergences culturelles et de valeurs. Les discussions se déroulent généralement en anglais ou dans une langue tierce, souvent avec l'aide d'interprètes, comme décrit précédemment. À cela s'ajoutent des priorités et des conceptions du temps divergentes.

Ces aspects sont complexes et comportent des risques considérables qui peuvent entraîner des malentendus, des pertes de temps et de la frustration. Afin d'éviter cela et d'améliorer en même temps la communication et la compréhension entre les parties à la négociation, il convient de respecter certaines règles du jeu.

Ces règles du jeu comprennent un déroulement clair de la négociation en quatre étapes : ouverture et définition des étapes importantes (partie 1), communication et exploration des intérêts de la partie adverse (partie 2), négociation proprement dite (partie 3) et accord et, idéalement, conclusion du contrat (partie 4). Le résultat d'une négociation peut dans un premier temps n'être qu'un accord partiel, avant que les autres thèmes ne soient négociés lors d'un autre cycle. Et le processus de compréhension, d'écoute et de négociation peut également se répéter plusieurs fois. Dans les cultures axées sur les personnes, comme au Moyen-Orient, en Asie ou encore en Russie, les négociations peuvent s'étendre sur une longue période.

Dans de nombreux pays, le niveau personnel est peut-être encore plus important que le niveau factuel. Afin d'éviter des conflits sérieux, il est donc important de séparer les deux niveaux. Souvent, le partenaire n'est pas considéré comme le représentant d'une entreprise, mais comme un être humain. Ainsi, le mécontentement face à une situation désagréable peut inciter à reporter cette colère sur son interlocuteur. Pour éviter cela, il vaut mieux séparer clairement les éléments relationnels tels que la compréhension, le respect, l'affection, la peur et la colère d'une part, et les éléments factuels tels que les prix, les spécifications, les avantages concurrentiels, les conditions de paiement et de livraison d'autre part. Il est toujours possible de négocier ses intérêts de manière cohérente, tout en restant courtois avec son partenaire.

L'objectif

L'estime personnelle et l'intégrité sont des éléments essentiels de toute relation commerciale, qu'elle soit nationale ou internationale. Dans ce contexte, il est impossible de fournir une recette miracle pour réussir une négociation au niveau international. De plus, l'objectif n'est pas d'enseigner des astuces rhétoriques permettant de « duper » ou de « rouler » l'autre partie. Ce qui suit traite de la négociation consciente, c'est-à-dire de la manière d'agir de manière objective, rationnelle et structurée. Il est dans l'intérêt premier du négociateur 

• Négocier efficacement et professionnellement
• éviter les conflits inutiles
• obtenir des résultats satisfaisants dans les meilleurs délais
• Parvenir à la fiabilité même dans un contexte interculturel.

 
Après une préparation minutieuse, incluant une définition claire des objectifs, les négociations proprement dites peuvent commencer. En principe, les négociations se déroulent selon le schéma présenté dans l'illustration ci-dessous, le processus de compréhension, d'écoute et de négociation pouvant se répéter plusieurs fois. Souvent, le contrat final est le résultat d'accords partiels.

L'illustration ci-dessus montre très clairement la configuration globale et la dynamique des négociations contractuelles. En principe, celles-ci reposent sur une bonne préparation des négociations, la conclusion d'accords partiels, puis la poursuite des négociations. Au final, on aboutit (ou non) à la conclusion d'un contrat global.

Il convient de réfléchir aux étapes suivantes :

La préparation

Avant d'entamer les négociations proprement dites, il faut essayer de s'adapter à son partenaire. Plus on en sait sur lui, tant sur le plan professionnel que personnel, mieux c'est. C'est pourquoi il est très important de créer un climat positif dès le début d'une négociation.

La courtoisie et l'hospitalité vont de soi dans ce contexte. À cela s'ajoutent l'intérêt pour la personne du partenaire, une communication ouverte, un contact visuel amical et, surtout, l'humour. En outre, les coutumes nationales jouent un rôle très important dans les négociations internationales.

Il est généralement recommandé de prévoir suffisamment de temps pour les négociations. La pression du temps entraîne de nombreux résultats négatifs. Le manque de temps devient souvent un moyen de pression, en particulier dans les négociations internationales.

Si vous déterminez à l'avance le thème précis d'une négociation, vous pouvez partir du principe que celle-ci se déroulera comme prévu et ne dérapera pas. Pour cela, il est utile de structurer le thème en thème principal, thèmes secondaires, arguments principaux et arguments secondaires. Un sujet qui semble complexe au premier abord devient ainsi structuré et compréhensible, tant pour vous-même que pour votre partenaire. Les points suivants doivent être pris en compte :
  

• Ordre du jour – structurez le sujet de la négociation
• Définition des termes clés, car souvent, il est important de déterminer précisément leur signification, idéalement en collaboration avec l'autre partie.
• Élaboration d'une stratégie de négociation et préparation en fonction de ses propres objectifs, mais aussi réflexion sur les priorités de l'autre partie.
• Flexibilité – Recherche d'options et réflexion sur les concessions possibles
• Une approche étape par étape – Du plus petit au plus grand dans le cadre du déroulement des négociations

L'argumentation

Outre les aspects personnels, la procédure à suivre est également importante et une structure claire des discussions est indispensable. En ce qui concerne l'argumentation, il faut veiller à ne pas commencer la négociation de manière trop froide et trop sobre. Cette forme de négociation avec des positions initiales élevées et des déclarations négatives telles que « jusqu'ici et pas plus loin » est considérée comme trop exigeante dans de nombreux pays. On risque en outre de perdre la face si l'on cède sur ses attentes au cours des discussions.

Il est donc important de ne pas adopter d'emblée des positions trop élevées, mais plutôt des positions raisonnables. Des facteurs tels que la préservation de la face et l'intérêt pour la culture et la personnalité de l'autre sont généralement très importants. Négocier moins sur les positions que sur les intérêts en amont. Celui qui parvient à résumer avec succès la position de la partie adverse, puis à expliquer son propre point de vue, améliore considérablement ses chances de succès.

Une argumentation claire et cohérente doit être bien préparée. La préparation prend généralement un certain temps. Il est recommandé de vérifier la cohérence de son propre point de vue et des éventuels changements qui y sont apportés. Dans le même temps, il convient de développer à l'avance autant d'options que possible pour l'objectif et la stratégie de négociation.

Il est tout aussi important de prendre en compte les objections de l'autre partie, dans la mesure où elles sont prévisibles, afin de pouvoir y répondre rapidement et de manière appropriée.

Dans la réalité, une telle préparation fait souvent défaut, notamment par manque de temps. Les parties se présentent généralement peu préparées à la négociation, avec une solution qu'elles jugent juste et donc infaillible ; les conflits sont alors inévitables.

N'oubliez pas : dans peu d'autres domaines, il est possible de gagner ou de perdre autant et aussi rapidement que dans les négociations internationales. Dans la partie suivante, nous nous intéresserons à la structure adéquate et montrerons à quel point un changement de perspective peut être utile dans ce contexte.

Vers l'articleRègles du jeu pour mener des négociations internationales (partie 2)

Vers article Règles du jeu pour mener des négociations internationales (partie 3)