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Défis juridiques liés à l'introduction de codes de conduite (partie 1)
Lors de l'élaboration et de la mise en place de codes de conduite (Codes of Conducts), il convient de respecter certaines exigences légales.
1. Introduction
Lorsqu'elles pénètrent les marchés des pays en développement et émergents, les entreprises doivent de plus en plus tenir compte de leur responsabilité sociale. Dans de nombreux pays hôtes, elles sont souvent confrontées à des réalités qui leur sont inconnues : normes culturelles étrangères, insécurité juridique, instabilité politique, administration imprévisible, mais aussi gestion irresponsable de l'environnement, corruption et violation des normes du travail et des droits de l'homme internationalement reconnus.
L'entreprise doit se pencher activement sur ces conditions-cadres, car on attend d'elle qu'elle applique, dans sa sphère d'influence (fournisseurs, employés, sites, etc.) ainsi que dans les pays d'approvisionnement, de production et d'exportation, les exigences élevées en matière de pratiques commerciales responsables qui sont en vigueur dans son pays d'origine.
Le code de conduite est un instrument bien établi qui permet d'éviter d'éventuelles atteintes de la part de parties prenantes dans le domaine d'activité d'une entreprise. Avec un code de conduite sur mesure, une entreprise définit des lignes directrices concrètes pour le respect de ses obligations éthiques et morales fondamentales. Cet instrument a une composante réglementaire (fournisseurs) et communicative (parties prenantes) et peut, grâce à un développement pratique et une mise en œuvre crédible, contribuer grandement à la crédibilité de l'entreprise.
2. Raisons justifiant l'introduction de codes de conduite
D'une part, les raisons qui ont motivé l'introduction d'un code de conduite résident dans les risques susmentionnés, qui trouvent leur origine dans l'internationalisation des entreprises et dans la mondialisation croissante. D'autre part, elles découlent de dépendances telles que la loi américaine Sarbanes Oxley Act. Cette loi exige des entreprises cotées en bourse aux États-Unis qu'elles veillent à ce que les irrégularités dans les domaines de la comptabilité, des opérations bancaires et de la criminalité économique – qui couvre un large éventail d'infractions possibles – soient détectées et éliminées le plus rapidement possible. Les entreprises allemandes sont soumises aux obligations de la loi Sarbanes Oxley si leur société mère est cotée en bourse aux États-Unis.
Les mesures nécessaires au respect des exigences de la loi Sarbanes Oxley sont mises en œuvre sous forme de codes de conduite dans les entreprises. Des règles de conduite concrètes visent à réduire ou à minimiser les risques de responsabilité des entreprises.
En Allemagne, on observe une tendance croissante chez les entreprises qui ne sont pas cotées en bourse et dont la société mère n'est pas cotée en bourse à s'engager à introduire des codes de conduite ou à mettre en place des systèmes de signalement en cas de violation des règles. Les raisons qui motivent ce type d'engagement volontaire sont très diverses : elles vont de la planification d'une introduction en bourse à la prise de conscience qu'un code de conduite est un instrument de « gouvernance d'entreprise » moderne et attendu par les parties prenantes.
3. Objectifs et contenu des codes de conduite
Les objectifs des codes de conduite sont pour la plupart comparables, tandis que leur contenu peut varier considérablement d'une entreprise à l'autre.
L'objectif principal, bien que souvent formulé de manière très différente, est de minimiser les risques liés à la responsabilité en définissant des règles de conduite concrètes. Celles-ci concernent généralement aussi bien différentes unités organisationnelles (par exemple, les ventes, les ressources humaines, etc.) que différents processus. D'une certaine manière, l'entreprise « transfère » les risques résultant d'un comportement fautif aux personnes concernées et se réserve ainsi une possibilité de disculpation. Le fait que celle-ci ne soit que relative est finalement démontré par le fait que ce sont généralement les entreprises et non les employés individuels qui sont cloués au pilori dans les médias, à l'exception des membres du conseil d'administration ou de la direction.
En revanche, leur contenu varie généralement considérablement : certaines entreprises se contentent d'obliger succinctement leurs employés à respecter les lois en vigueur et les instructions internes et à signaler toute infraction. Cependant, on observe que dans la plupart des entreprises, le code de conduite comprend un grand nombre de règles de conduite concrètes et adaptées à chaque situation, qui, dans l'ensemble, vont bien au-delà de ce qu'exige la loi Sarbanes Oxley. En voici quelques exemples :
- obligations de confidentialité
- Acceptation de cadeaux
- Interdiction de l'alcool, des drogues et des médicaments psychotropes
- Utilisation des équipements de l'entreprise (téléphone, machines, véhicules)
- Non-acceptation du travail des enfants
- Infractions à la protection de l'environnement
- Emploi de membres de la famille chez des concurrents
La mise en place de règles de conduite s'accompagne également de sanctions prévues en cas d'infraction à ces règles. Celles-ci vont de simples mesures disciplinaires au licenciement sans préavis assorti d'une plainte pénale.
Les codes de conduite comprennent également des « systèmes d'alerte » (en anglais : whistleblowing systems) permettant de signaler les infractions. Il s'agit généralement de hotlines ou d'adresses e-mail spéciales. L'anonymat et la discrétion sont des conditions préalables indispensables, sans lesquelles un tel système de signalement ne pourrait guère fonctionner dans la pratique (qui voudrait passer pour un « délateur », même s'il est tenu de signaler les infractions en vertu du code de conduite ?).
Si l'on compare l'évolution des codes de conduite entre les États-Unis et l'Allemagne, le nombre élevé de règles de conduite concrètes dans les codes de conduite américains s'explique historiquement par une densité réglementaire nettement moins importante dans le droit du travail que celle que nous connaissons en Allemagne. Toutefois, on observe parfois en Allemagne une « frénésie réglementaire » prononcée de la part des responsables de la conformité, bien que bon nombre des faits réglementés trouvent leur appréciation juridique tant dans le droit du travail matériel que dans la jurisprudence en matière de droit du travail qui s'est développée au fil des décennies.
À propos de l'auteur
Eckart Achauer, études de droit et de gestion d'entreprise, études postuniversitaires pour l'obtention d'un Master of Business Administration (MBA). Formations continues en cours d'emploi pour devenir European Quality Manager (DGQ), médiateur spécialisé dans la médiation économique et Certified Compliance Manager (TÜV).
Il a travaillé pendant environ 10 ans dans le secteur international de l'assurance, où il a occupé différentes fonctions (service des sinistres, distribution, assistance) au sein de la direction d'un groupe d'assurance suisse, avant de se tourner vers le conseil en gestion et en entreprise en 1997.
En tant que consultant et directeur général de différentes sociétés de conseil, M. Achauer s'est spécialisé dans l'optimisation des organisations et des processus ainsi que dans la mise en place et l'implémentation de systèmes de gestion (gestion de la qualité, gestion des risques et conformité).
Chez Senator Executive Search Partners, M. Achauer est responsable du domaine de la gestion de la conformité. Dans le cadre d'audits de conformité, il analyse la « conformité organisationnelle » des entreprises, sensibilise et forme la direction, les cadres et les employés, et aide les entreprises à mettre en place et à implémenter des systèmes individuels de gestion de la conformité. Ce faisant, il tient toujours compte de la situation spécifique de l'entreprise en matière de risques. Grâce à ses nombreuses années d'expérience en tant que cadre et consultant, il connaît parfaitement les défis entrepreneuriaux rencontrés dans la pratique.
Négocier en Chine (partie 2)
Comme au bazar ?
« Au début, tout s'est déroulé de manière très correcte et formelle. Plus les négociations se prolongeaient,
Plus on entrait dans les détails, plus on avait l'impression d'être dans un bazar. On a littéralement passé des heures à marchander les détails. » Telle est l'expérience du négociateur d'un équipementier automobile allemand.
Les négociateurs chinois font preuve d'une immense persévérance pour clarifier les détails qui leur semblent importants. Ils attendent la même chose de leur partenaire de négociation. Les phases de négociation au cours desquelles des concessions sont accordées sont longues. Restez aussi tenace que votre interlocuteur, mais veillez à maintenir une atmosphère positive. Les concessions doivent toujours être discutées sous l'angle de l'équilibre et du gagnant-gagnant. N'oubliez pas la réciprocité (« si..., alors... ») comme base et associez une exigence de la partie adverse à une exigence de votre part.
Travail en cours : le contrat
En Chine, il est tout à fait courant de modifier les accords conclus lors d'une série de négociations. Il n'existe pas toujours de « constance contractuelle » ou d'obligation de respecter les accords conclus. C'est pourquoi tous les résultats des négociations doivent être consignés par écrit en détail, que l'accord ait été conclu en partie ou dans son intégralité. Les promesses verbales n'ont généralement pas une longue durée de vie.
Il est recommandé de clarifier les pouvoirs de la partie adverse dès le début des négociations. Est-elle habilitée à conclure une transaction ou doit-elle d'abord recueillir des informations et sonder le terrain afin qu'un autre collaborateur puisse conclure l'accord de manière contraignante lors du prochain cycle de négociations ? La Chine étant un pays socialiste, le commerce est généralement pratiqué par des entreprises publiques ou des institutions gouvernementales. À quelques exceptions près, comme les contrats de location, la rédaction des contrats est relativement libre. Certaines règles sont imposées, mais l'expérience montre qu'elles peuvent être respectées avec un « contenu pro forma ». Pour les transactions nationales, il faut garder à l'esprit qu'une loi sur les contrats n'existe que depuis quelques années et que la délivrance des licences requises pour de nombreuses transactions peut prendre plus de temps.
Situation juridique complexe
En Chine, les juristes jouent un rôle important pour les partenaires commerciaux étrangers. Les avocats ne servent pas seulement de conseillers juridiques, mais souvent aussi d'interprètes. Si l'on souhaite faire appel à un juriste, la question se pose de savoir s'il vaut mieux choisir un avocat chinois ou un avocat étranger travaillant pour une entreprise internationale en Chine. Quelle que soit la décision prise, des écueils subsistent : d'une part, un avocat chinois perd son inscription au barreau chinois s'il rejoint un cabinet d'avocats international en Chine.
D'autre part, un avocat agréé à l'étranger n'est pas habilité à présenter un avis juridique sur le droit chinois. Le meilleur choix est un avocat d'un cabinet international qui connaît la mentalité chinoise et qui n'est pas dépendant du gouvernement. Les cabinets internationaux emploient souvent des Chinois qui ont étudié à l'étranger. Ceux-ci connaissent les modes de pensée occidentaux et chinois. Beaucoup de choses qui sont considérées comme des pratiques commerciales courantes en Allemagne doivent être consignées par écrit en Chine. Comme mentionné précédemment, les Chinois considèrent les contrats comme des lois : ils sont formulés de manière vague, laissant ainsi place à différentes interprétations. Selon la conception chinoise, ce type de conclusion de contrat englobe le « côté humain », tandis que le « verbiage juridique » des managers occidentaux suscite souvent l'incompréhension.
En ce qui concerne la perception chinoise du droit, le choix du bon avocat est tout aussi important que la créativité dans le marketing et la négociation. Exemple : lorsque nous parlons de contrefaçon, les Chinois accordent davantage d'importance à l'attractivité du produit et considèrent les contrefaçons comme une distinction pour l'original.
Cette situation peut être maîtrisée, comme le montre l'exemple de Coca Cola : avant le début de la production, le groupe a lancé une vaste campagne dans les médias. Il a expliqué aux citoyens ce qu'est une marque déposée, ce que représente la marque Coca Cola, que son objectif est de garantir la qualité et que les imitations sont illégales et de qualité inférieure. De telles actions portent leurs fruits : malgré le piratage concret des marques en Chine, Coca Cola occupe une position très favorable sur le marché chinois.
Temps de travail (partie 2)
La deuxième forme de temps de travail est le temps partiel. Les salariés travaillent alors régulièrement moins d'heures que leurs collègues à temps plein. Les femmes ayant des enfants profitent particulièrement du temps partiel. Près de 9 millions de salariés occupent un emploi à temps partiel. Parmi eux, près de 80 % sont des femmes.
Un sujet d'actualité est la décision de la loi visant à introduire ce qu'on appelle le « temps partiel transitoire ». Les salariés qui conviennent d'un temps partiel après le 1er janvier 2019 sont concernés par cette réglementation.
Toutefois, le droit au temps partiel transitoire ne s'applique qu'aux entreprises de plus de 45 salariés. Ce n'est qu'à partir de ce seuil qu'il est possible de demander une période de temps partiel temporaire d'une durée comprise entre un et cinq ans. Or, près de 15 millions de personnes travaillent dans des entreprises de moins de 45 salariés. La nouvelle réglementation ne s'applique donc pas du tout à ce groupe.
Les employés travaillant pour des entreprises comptant jusqu'à 200 salariés sont également concernés par une règle spéciale. Seul un salarié sur 15 a droit au temps partiel transitoire.
La nouvelle loi sur le temps partiel transitoire ne s'applique donc pas à tous les salariés. Et le « piège du temps partiel » continue d'exister pour la plupart d'entre eux. Le temps partiel transitoire part d'une bonne intention, mais la loi a été trop édulcorée lors des négociations.
On constate qu'il y a sans cesse de nouvelles idées et lois concernant le temps de travail. Cependant, leur mise en œuvre prend toujours du temps.
À propos de l'auteur
Après avoir obtenu son diplôme d'ingénieur en génie automobile et en génie industriel, il a débuté sa carrière dans l'industrie automobile dans les domaines de la vente, du développement et du marketing, et a également passé un an au Japon chez l'un des plus grands équipementiers automobiles.
Il a ensuite rejoint un constructeur automobile haut de gamme de renommée mondiale, où il a occupé les postes de responsable marketing produit pour le Japon et l'Amérique du Sud et de responsable stratégie marketing pour l'Amérique du Nord et l'Amérique du Sud.
En 1994, il a décidé de se mettre à son compte et a fondé un cabinet de conseil en ressources humaines à Munich, où il poursuit depuis plus de 20 ans son développement et son expansion. En tant que directeur général, ses domaines d'activité principaux sont bien sûr l'industrie automobile ainsi que la construction de machines et d'installations.
Son doctorat dans le domaine du diagnostic d'aptitude complète idéalement ses domaines de compétence, notamment en matière de conseil en ressources humaines et en gestion d'entreprise. Sa thèse porte sur l'identification et la mise en évidence des traits de personnalité typiques des ingénieurs, ainsi que sur la définition des domaines de développement nécessaires à une carrière professionnelle réussie.
Celles-ci sont scientifiquement dérivées et présentées dans le livre « Eignungsdiagnostik im Praxiseinsatz » (Diagnostic d'aptitude dans la pratique).
Parallèlement, il se concentre sur la mise en place de réseaux et de modèles de coopération ainsi que sur le développement continu de systèmes et de processus dans le domaine du conseil en ressources humaines.
Au cours des 20 dernières années passées dans le domaine du conseil en ressources humaines, il a développé plusieurs marques qui connaissent encore aujourd'hui un grand succès sur le marché.
Négocier en Chine (partie 1)
Au cours des dernières années, la République populaire de Chine est devenue un acteur économique majeur à l'échelle mondiale. La crise financière n'y a rien changé, bien au contraire. De plus, en raison des récents développements politiques aux États-Unis, la Chine devient un partenaire de plus en plus important pour l'Europe. La croissance rapide de la Chine a ralenti pendant les turbulences politiques et les incertitudes du passé récent, même si elle reste supérieure à la moyenne, avec une augmentation d'environ 6 % à 7 % (« la nouvelle norme »). Le marché chinois reste attractif pour les investisseurs et les partenaires de coopération allemands, notamment en raison de son potentiel considérable. À l'inverse, nous observons une tendance des entreprises chinoises à investir de plus en plus en Europe, et en particulier dans les pays germanophones.
Les acteurs mondiaux tels que Volkswagen, BASF, Bayer, Coca Cola, Henkel ou Procter & Gamble, pour n'en citer que quelques-uns, ne sont pas les seuls à être présents dans l'Empire du Milieu. Les petites et moyennes entreprises allemandes s'y engagent désormais également de manière très forte et diversifiée. Mais cet immense empire est-il réellement un marché d'avenir prometteur et en pleine expansion qui justifie des investissements durables et à long terme ? La Chine n'est pas homogène. La République populaire est un monde à part entière, avec une histoire vieille de plus de 4 000 ans, différentes langues et dialectes, ainsi que des conditions sociales et des comportements variés. La taille du pays, son ouverture progressive à l'Occident et sa croissance économique rapide font de la Chine un marché en pleine expansion très attractif pour les investisseurs étrangers. Selon Volkswagen, la Chine est le marché qui connaît la plus forte croissance au monde. Mais tous les engagements économiques ne sont pas couronnés de succès. De nombreuses entreprises n'ont pas obtenu les rendements rapides escomptés. Quelles sont les erreurs commises par les entrepreneurs occidentaux dans leurs engagements en Chine ? Quelles sont les particularités des négociations, des transactions commerciales et de l'exploitation opérationnelle d'une entreprise sur place ?
L'intermédiaire
En Chine, les hommes d'affaires occidentaux ont peu de chances de conclure une affaire sans passer par un intermédiaire, également appelé « Zhong-jian Ren ». Cet intermédiaire connaît bien le système relationnel spécifique, personnel et réciproque qui prévaut en Chine et qui va au-delà du réseautage traditionnel tel qu'on l'entend en Occident. En Occident, nous avons souvent tendance à faire confiance aux autres jusqu'à ce que nous ayons des raisons de ne plus le faire.
En Chine, c'est un peu différent : dans le monde des affaires, on ne peut pas instaurer la confiance, car toute relation commerciale repose sur la confiance. La confiance doit plutôt être transmise à l'aide du « guanxi ». Ce terme chinois
Ce terme désigne le réseau de relations personnelles en Chine, c'est-à-dire qu'il est synonyme de concessions mutuelles. Cela signifie par exemple qu'un partenaire commercial en qui vous avez confiance vous recommande à des partenaires commerciaux en qui il a confiance. La première étape décisive en Chine dans cette phase de négociation, également appelée « phase exploratoire », vous aide à établir des contacts personnels avec l'entreprise ou le directeur général concerné.
Même après la première réunion, un intermédiaire chinois talentueux reste indispensable. Pensez à ce qui se passe lors d'une réunion de négociation typique entre des Chinois et des hommes d'affaires occidentaux. Plutôt que de dire non de manière directe, les hommes d'affaires chinois préfèrent changer de sujet, rester silencieux, poser une autre question ou répondre en utilisant des expressions ambiguës ou vaguement positives qui ont une connotation légèrement négative.
Un locuteur natif chinois est capable d'interpréter avec précision les humeurs, les expressions faciales et le langage corporel des partenaires de négociation chinois lors d'une réunion formelle et de les expliquer. Souvent, seul l'intermédiaire peut déterminer ce qui se passe. Si un partenaire de négociation impatient du monde occidental souhaite savoir ce que les Chinois pensent de la proposition, ceux-ci répondront sans exception de manière évasive, par exemple « Voyons voir » ou « Laissez-nous examiner cela », même s'ils pensent que la proposition n'est pas satisfaisante. C'est l'une des situations dans lesquelles l'intermédiaire peut intervenir, car sa tâche consiste moins à traduire des mots qu'à servir de médiateur entre les cultures.
Il arrive souvent que les deux parties puissent dire ouvertement à l'intermédiaire des choses qu'elles ne pourraient pas se dire directement. En Chine, c'est d'abord l'intermédiaire, et non le partenaire de négociation proprement dit, qui aborde le sujet commercial à discuter. Il peut également souvent aplanir les divergences. En effet, un bon intermédiaire peut réussir à réduire considérablement les situations complexes et les divergences d'opinion importantes.
Le temps de travail (partie 1)
En 2018, l'Allemagne compte plus de 44 millions de personnes actives. La grande majorité d'entre elles travaillent à temps plein ou à temps partiel. Mais quelles sont les nouvelles idées et réglementations en matière de temps de travail ?
On considère comme temps plein les horaires de travail compris entre 36 et 40 heures par semaine. La règle est de travailler 8 heures par jour, 5 jours par semaine. Sans compter les heures supplémentaires. Car avec 1,7 milliard d'heures supplémentaires en 2017, l'Allemagne est largement en tête en matière d'heures supplémentaires.
Cependant, trop de travail peut avoir des conséquences psychologiques et physiques. Ce n'est plus un secret depuis longtemps. Plus de la moitié des employés se plaignent déjà de douleurs dorsales et articulaires. L'épuisement arrive en deuxième position. La troisième place revient aux maux de tête.
Mais que peut-on faire pour y remédier ? Est-il possible de réduire le temps de travail de 20 % tout en conservant le même salaire ? Une étude indique déjà qu'environ 18 millions de personnes dans ce pays aimeraient réduire leur temps de travail.
C'est exactement ce qu'une entreprise néo-zélandaise a testé pendant deux mois. Elle a introduit la semaine de quatre jours. Une équipe de chercheurs de l'université d'Auckland a supervisé l'expérience. La seule condition imposée aux employés était d'atteindre leurs objectifs hebdomadaires.
Le résultat de ce test était sans équivoque. Les employés étaient plus productifs et plus satisfaits qu'auparavant. Le niveau de stress avait également fortement diminué.
À première vue, cela semble certes paradoxal. Une semaine de quatre jours peut en effet cacher certains problèmes. Par exemple, les coûts de personnel augmentent, car il faut davantage d'employés. Néanmoins, les chercheurs partent du principe que des économies sont possibles.
Une autre possibilité pour réduire le temps de travail d'un poste à temps plein consiste à introduire une journée de six heures avec un salaire complet. En effet, en six heures, les gens peuvent être tout aussi productifs qu'en huit heures. Des études ont déjà prouvé que beaucoup de gens ne peuvent vraiment se concentrer sur leur travail que quelques heures par jour.
Certaines entreprises ont même déjà testé la journée de six heures. Et ce, avec succès. Leur chiffre d'affaires a augmenté.
Mais là encore, les coûts de personnel élevés constituent un inconvénient majeur.
La deuxième forme de temps de travail est le temps partiel. Vous en apprendrez davantage dans le prochain article .
À propos de l'auteur
Après avoir obtenu son diplôme d'ingénieur en génie automobile et en génie industriel, il a débuté sa carrière dans l'industrie automobile dans les domaines de la vente, du développement et du marketing, et a également passé un an au Japon chez l'un des plus grands équipementiers automobiles.
Il a ensuite rejoint un constructeur automobile haut de gamme de renommée mondiale, où il a occupé les postes de responsable marketing produit pour le Japon et l'Amérique du Sud et de responsable stratégie marketing pour l'Amérique du Nord et l'Amérique du Sud.
En 1994, il a décidé de se mettre à son compte et a fondé un cabinet de conseil en ressources humaines à Munich, où il poursuit depuis plus de 20 ans son développement et son expansion. En tant que directeur général, ses domaines d'activité principaux sont bien sûr l'industrie automobile ainsi que la construction de machines et d'installations.
Son doctorat dans le domaine du diagnostic d'aptitude complète idéalement ses domaines de compétence, notamment en matière de conseil en ressources humaines et en gestion d'entreprise. Sa thèse porte sur l'identification et la mise en évidence des traits de personnalité typiques des ingénieurs, ainsi que sur la définition des domaines de développement nécessaires à une carrière professionnelle réussie.
Celles-ci sont scientifiquement dérivées et présentées dans le livre « Eignungsdiagnostik im Praxiseinsatz » (Diagnostic d'aptitude dans la pratique).
Parallèlement, il se concentre sur la mise en place de réseaux et de modèles de coopération ainsi que sur le développement continu de systèmes et de processus dans le domaine du conseil en ressources humaines.
Au cours des 20 dernières années passées dans le domaine du conseil en ressources humaines, il a développé plusieurs marques qui connaissent encore aujourd'hui un grand succès sur le marché.
