Les entreprises peuvent faire certifier leur système de gestion de la conformité selon la norme ISO 19600. Il convient d'examiner attentivement si cela est pertinent et, le cas échéant, à quel moment.
Cette norme peut être appliquée aussi bien dans les entreprises que dans d'autres organisations. Les petites et moyennes entreprises peuvent elles aussi tirer profit de cette norme, car ses recommandations sont modulables et peuvent être mises en œuvre à des degrés divers en fonction de la taille de l'entreprise.
Le système de gestion de la conformité (CMS) de la norme ISO 19600 repose sur cinq piliers qui peuvent également servir de „ feuille de route “ pour la mise en place d'un CMS :
1. Audit de conformité et des risques
L'audit de conformité a pour objectif de dresser un état des lieux des activités de conformité de l'entreprise. L'audit des risques sert à identifier les obligations de conformité (risques). Il en résulte une „ carte des risques de conformité “ pour l'entreprise. Cette analyse constitue la base de toutes les mesures ultérieures visant à mettre en place le système de gestion de la conformité (CMS).
2. Visite guidée
On examine ici les différents rôles, responsabilités et compétences au sein de l'entreprise, en particulier au niveau de la direction. C'est à celle-ci qu'il revient de prendre la décision de mettre en place un CMS, de définir les objectifs et le cadre de ce dernier, ainsi que de mettre à disposition les ressources nécessaires. Le rôle d’exemple joué par la direction est déterminant à cet égard : si celle-ci s’engage à adopter un comportement intègre et conforme à la loi, et donc à prévenir et sanctionner les pratiques illégales, et si elle met réellement cet engagement en pratique, alors une condition préalable essentielle au bon fonctionnement d’un CMS est remplie.
3. Mesures de pilotage et de contrôle
Parmi les mesures de contrôle qu'une entreprise doit mettre en place figurent des référentiels tels qu'un code de conduite, des descriptions de processus et des instructions opérationnelles. Celles-ci doivent être élaborées en fonction des résultats de l’audit de conformité et des risques, et doivent être conçues de manière ciblée pour répondre aux risques de conformité identifiés, en restant toujours étroitement liées aux processus métier. Des mesures de surveillance et de contrôle appropriées doivent être intégrées dans ces processus.
4. Communication et formation
La plupart des infractions aux règles sont dues à un manque de connaissances. Il est donc essentiel, pour garantir la conformité, de savoir qu'une règle existe et de connaître les conséquences de ses propres actes. La norme exige des formations continues destinées à permettre aux collaborateurs de connaître les exigences de conformité et d'agir en conséquence. Une communication intensive ainsi qu’une sensibilisation contribuent à la création d’une culture d’entreprise durable.
5. Amélioration continue
À l'instar de ce qui se passe dans le domaine de la gestion de la qualité, l'amélioration continue du CMS mis en place fait partie des missions essentielles. Il s'agit ici de contrôles aléatoires ou ponctuels visant à vérifier le respect des exigences de conformité (par exemple, par le biais d'audits internes). Une veille permanente de l'environnement juridique ainsi qu'une mise à jour continue de l'analyse des risques sont nécessaires pour adapter en permanence le système aux nouvelles réalités.
Tout manquement à la conformité constaté doit donner lieu à une réaction de la part de l'entreprise. Cela implique notamment d'enquêter sur l'incident et de déterminer les conséquences de l'infraction constatée (sanction). Les mesures correctives et préventives visent à éviter que de tels incidents ne se reproduisent.
La certification d'un système de gestion n'est pas toujours utile ni nécessaire. C'est pourquoi, dans le cadre de la mise en place d'un CMS, cet aspect doit être examiné avec soin au préalable : quels sont les avantages de la certification ? Est-elle exigée (par le marché, par les clients) ?
Ce n'est que si l'on peut répondre sans ambiguïté „ oui “ à ces questions et à d'autres similaires qu'il convient d'envisager une certification. Outre la certification, l'entreprise dispose de nombreuses autres possibilités pour communiquer efficacement sur l'existence de son CMS.
À propos de l'auteur
Eckart Achauer : études de droit et de gestion d'entreprise, formation postuniversitaire sanctionnée par un Master of Business Administration (MBA). Formations continues en parallèle de son activité professionnelle pour devenir European Quality Manager (DGQ), médiateur spécialisé en médiation commerciale et Certified Compliance Manager (TÜV).
Il a occupé pendant une dizaine d'années diverses fonctions (sinistres, commercialisation, assistance) au sein de la direction d'un groupe d'assurance suisse, dans le secteur international de l'assurance, avant de se tourner, en 1997, vers le conseil en gestion et en stratégie d'entreprise.
En tant que consultant et directeur général de différentes sociétés de conseil, M. Achauer s'est spécialisé dans l'optimisation des organisations et des processus, ainsi que dans la conception et la mise en œuvre de systèmes de gestion – gestion de la qualité, gestion des risques et de la conformité.
Chez Senator Executive Search Partners, M. Achauer est responsable du domaine de la gestion de la conformité. Dans le cadre d'audits de conformité, il analyse la „ conformité organisationnelle “ des entreprises, sensibilise et forme la direction, les cadres et les collaborateurs, et accompagne les entreprises dans la mise en place et l'implémentation de systèmes de gestion de la conformité sur mesure. Ce faisant, il tient toujours compte de la situation spécifique de chaque entreprise en matière de risques. Fort de ses nombreuses années d’expérience en tant que cadre dirigeant et consultant, il connaît parfaitement les défis auxquels les entreprises sont confrontées dans la pratique.
