Le service des achats, en particulier, est exposé aux risques de non-conformité en raison de règles floues et d'offres alléchantes proposées par les fournisseurs.
Les services achats des entreprises allemandes génèrent des milliards de chiffre d'affaires. De nombreux fournisseurs subissent une pression énorme pour vendre leurs produits et leurs services. La tentation est donc grande de recourir parfois à des méthodes déloyales pour décrocher un contrat.
C'est pourquoi le service des achats est particulièrement exposé aux infractions. Dans ce domaine, des contrats peu sûrs ainsi que des comportements contraires à l'éthique de la part des fournisseurs peuvent favoriser la corruption et les infractions au droit de la concurrence. Il ne s’agit pas toujours d’une intention criminelle de la part du service des achats ; souvent, les acheteurs ne savent pas s’ils se trouvent déjà dans une zone grise juridique. Selon une enquête de l’Institut Allensbach, les infractions aux dispositions légales sont plus fréquentes au sein du service des achats qu’au sein des services commerciaux ou financiers.
Les fournisseurs peuvent représenter un risque important pour les entreprises.
Pour les services achats, il est donc primordial que les fournisseurs respectent des principes éthiques, car tout manquement de leur part représente un risque majeur pour les entreprises. Lorsque des entreprises nouent des relations commerciales avec des fournisseurs étrangers qui, par exemple, enfreignent les directives en matière de travail (travail des enfants, non-respect des normes de sécurité au travail) et font l'objet de poursuites pénales, cela peut entraîner d'énormes dommages en termes de réputation pour l'entreprise acheteuse. Une condamnation du fournisseur peut en outre entraîner des interruptions de livraison.
Il est indispensable de procéder à un contrôle rigoureux de la chaîne d'approvisionnement.
Disposer d'informations précoces et exhaustives sur les fournisseurs existants ou potentiels peut permettre à l'entreprise d'éviter d'enfreindre les directives de conformité, notamment lorsqu'il s'agit de partenaires étrangers ou issus d'autres cultures. Le bénéficiaire effectif d'une entreprise n'est souvent pas identifiable immédiatement et d'un seul coup d'œil. Cela vaut tout particulièrement lorsqu’il existe une structure internationale complexe de liens d’interdépendance, qui doit inévitablement faire l’objet d’une vérification. Dans de tels cas, il est important que le responsable des achats prévoie suffisamment de temps pour effectuer des recherches sur le fournisseur potentiel et identifier le bénéficiaire effectif.
Les services Achats et Conformité doivent collaborer plus étroitement.
La direction doit encourager la collaboration entre les services Achats et Conformité. Dans le cadre de l'activité de l'entreprise, ces deux services peuvent se compléter utilement, notamment lorsqu'il s'agit de définir et de respecter les directives relatives aux processus. L'objectif doit toujours être d'assurer une grande transparence dans le processus d'approvisionnement.
La condition préalable est toujours l'identification des risques pertinents.
Dans le cadre d'un audit spécifique des risques liés aux achats, il convient donc d'identifier et d'évaluer les risques pertinents au sein du service des achats. Sur la base d'une stratégie de gestion des risques adaptée aux besoins, il faut ensuite définir des mesures appropriées afin de faire face efficacement aux risques identifiés.
À propos de l'auteur
Eckart Achauer : études de droit et de gestion d'entreprise, formation postuniversitaire sanctionnée par un Master of Business Administration (MBA). Formations continues en parallèle de son activité professionnelle pour devenir European Quality Manager (DGQ), médiateur spécialisé en médiation commerciale et Certified Compliance Manager (TÜV).
Il a occupé pendant une dizaine d'années diverses fonctions (sinistres, commercialisation, assistance) au sein de la direction d'un groupe d'assurance suisse, dans le secteur international de l'assurance, avant de se tourner, en 1997, vers le conseil en gestion et en stratégie d'entreprise.
En tant que consultant et directeur général de différentes sociétés de conseil, M. Achauer s'est spécialisé dans l'optimisation des organisations et des processus, ainsi que dans la conception et la mise en œuvre de systèmes de gestion – gestion de la qualité, gestion des risques et de la conformité.
Chez Senator Executive Search Partners, M. Achauer est responsable du domaine de la gestion de la conformité. Dans le cadre d'audits de conformité, il analyse la „ conformité organisationnelle “ des entreprises, sensibilise et forme la direction, les cadres et les collaborateurs, et accompagne les entreprises dans la mise en place et l'implémentation de systèmes de gestion de la conformité sur mesure. Ce faisant, il tient toujours compte de la situation spécifique de chaque entreprise en matière de risques. Fort de ses nombreuses années d’expérience en tant que cadre dirigeant et consultant, il connaît parfaitement les défis auxquels les entreprises sont confrontées dans la pratique.
