Lors de l'élaboration et de la mise en place de codes de conduite (Codes of Conduct), il convient de respecter les exigences légales.
1. Introduction
Lors de l'expansion sur les marchés des pays en développement et émergents, les considérations relatives à la responsabilité d'entreprise prennent de plus en plus d'importance. Dans de nombreux pays d'accueil, les entreprises sont souvent confrontées à des réalités qui leur sont inconnues : normes culturelles étrangères, insécurité juridique, situation politique instable, administrations imprévisibles, mais aussi gestion irresponsable de l'environnement, corruption et violation des normes du travail et des droits de l'homme internationalement reconnus.
L'entreprise doit s'engager activement face à ce contexte, car on attend d'elle qu'elle applique, dans sa sphère d'influence (fournisseurs, salariés, sites, etc.) ainsi que dans les pays d’approvisionnement, de production et d’exportation, les normes élevées en matière de pratiques commerciales responsables qui sont en vigueur dans son pays d’origine.
Le « code de conduite » (Code of Conduct) est un outil bien établi permettant d’éviter d’éventuelles répercussions négatives de la part des parties prenantes dans la sphère d’influence d’une entreprise. Grâce à un code de conduite sur mesure, une entreprise définit des lignes directrices concrètes pour respecter ses obligations éthiques et morales fondamentales. Cet outil comporte une dimension réglementaire (fournisseurs) et une dimension communicative (parties prenantes) et peut, grâce à une conception axée sur la pratique et une mise en œuvre crédible, contribuer grandement à la crédibilité de l'entreprise.
2. Les raisons justifiant la mise en place de codes de conduite
D'une part, les raisons justifiant l'adoption d'un code de conduite résident dans les risques susmentionnés, qui trouvent leur origine dans l'internationalisation des entreprises ainsi que dans la mondialisation croissante. D'autre part, ces raisons découlent de contraintes telles que, par exemple, la loi américaine Sarbanes-Oxley. Cette loi impose aux entreprises cotées en bourse aux États-Unis de veiller à ce que les irrégularités dans les domaines de la comptabilité et de la banque, ainsi qu’en matière de criminalité économique – qui couvre un large éventail d’infractions potentielles – soient détectées et éliminées dans les plus brefs délais. Les entreprises allemandes sont soumises aux obligations de la loi Sarbanes-Oxley lorsque leur société mère est cotée en bourse aux États-Unis.
Les mesures nécessaires au respect des exigences de la loi Sarbanes-Oxley sont mises en œuvre au sein des entreprises sous la forme de codes de conduite. Des règles de conduite concrètes visent à réduire, voire à minimiser, les risques de responsabilité civile des entreprises.
En Allemagne, on observe une tendance croissante chez les entreprises, même celles qui ne sont pas cotées en bourse ou dont la société mère n'est pas cotée, à s'engager à adopter des codes de conduite ou à mettre en place des systèmes de signalement en cas de violation des règles. Les raisons qui motivent ce type d’engagement volontaire sont très variées : elles vont de la préparation d’une introduction en bourse à la prise de conscience qu’un code de conduite est un outil de „ gouvernance d’entreprise “ moderne et attendu par les parties prenantes.
3. Objectifs et contenu des codes de conduite
Les objectifs des codes de conduite sont pour la plupart similaires, tandis que leur contenu peut varier considérablement d'une entreprise à l'autre.
L'objectif principal – bien qu'il soit souvent formulé de manière très variable – est de minimiser les risques de responsabilité en imposant des règles de conduite concrètes. Celles-ci concernent généralement aussi bien différentes entités organisationnelles (par exemple, le service commercial, les ressources humaines, etc.) que différents processus. L’entreprise „ transfère “ en quelque sorte les risques découlant d’un comportement fautif aux personnes concernées et se prévale ainsi d’une possibilité d’exonération de responsabilité. Le fait que cette exonération ne soit que relative se manifeste en fin de compte par le fait que, dans les médias, c’est généralement l’entreprise et non le salarié individuel qui est mise au pilori – à l’exception des membres du directoire ou de la direction.
Le contenu, en revanche, varie généralement beaucoup : certaines entreprises se contentent d’exiger brièvement et succinctement de leurs collaborateurs qu’ils respectent la législation en vigueur ainsi que les consignes internes et qu’ils signalent tout manquement. On constate toutefois que, dans la plupart des entreprises, le code de conduite comprend un grand nombre de règles de conduite concrètes et adaptées à chaque situation, qui, dans leur ensemble, vont bien au-delà de ce qu’exige la loi Sarbanes-Oxley. En voici quelques exemples :
- Obligations de confidentialité
- Acceptation de cadeaux
- Interdiction de l'alcool, des drogues et des médicaments psychoactifs
- Utilisation des équipements de l'entreprise (téléphone, machines, véhicules)
- Refus du travail des enfants
- Infractions à la législation environnementale
- Embauche de membres de la famille chez des concurrents
La mise en place du code de conduite s'accompagne en outre de sanctions prévues en cas de manquement à ce code. Celles-ci vont de simples mesures disciplinaires au licenciement sans préavis assorti d'une plainte pénale.
Les „ systèmes de signalement “ (en anglais : „ whistleblowing systems “) constituent un autre élément des codes de conduite ; ils permettent de signaler les infractions. Il s’agit le plus souvent de lignes d’assistance téléphonique ou d’adresses e-mail dédiées – l’anonymat et la discrétion sont ici des conditions indispensables, sans lesquelles un tel système de signalement ne pourrait guère fonctionner dans la pratique (qui souhaiterait passer pour un « délateur », même s’il est tenu de signaler les infractions en vertu du code de conduite ?).
Si l'on compare l'évolution des codes de conduite aux États-Unis et en Allemagne, le nombre élevé de règles de conduite concrètes figurant dans les codes de conduite américains s'explique historiquement par une densité réglementaire nettement moindre en droit du travail par rapport à ce que nous connaissons en Allemagne. Toutefois, on observe parfois en Allemagne aussi une véritable „ frénésie réglementaire “ de la part des responsables de la conformité, bien que bon nombre des faits réglementés trouvent leur appréciation juridique tant dans le droit du travail matériel que dans la jurisprudence en matière de droit du travail, qui n’a cessé d’évoluer depuis des décennies.
À propos de l'auteur
Eckart Achauer : études de droit et de gestion d'entreprise, formation postuniversitaire sanctionnée par un Master of Business Administration (MBA). Formations continues en parallèle de son activité professionnelle pour devenir European Quality Manager (DGQ), médiateur spécialisé en médiation commerciale et Certified Compliance Manager (TÜV).
Il a occupé pendant une dizaine d'années diverses fonctions (sinistres, commercialisation, assistance) au sein de la direction d'un groupe d'assurance suisse, dans le secteur international de l'assurance, avant de se tourner, en 1997, vers le conseil en gestion et en stratégie d'entreprise.
En tant que consultant et directeur général de différentes sociétés de conseil, M. Achauer s'est spécialisé dans l'optimisation des organisations et des processus, ainsi que dans la conception et la mise en œuvre de systèmes de gestion – gestion de la qualité, gestion des risques et de la conformité.
Chez Senator Executive Search Partners, M. Achauer est responsable du domaine de la gestion de la conformité. Dans le cadre d'audits de conformité, il analyse la „ conformité organisationnelle “ des entreprises, sensibilise et forme la direction, les cadres et les collaborateurs, et accompagne les entreprises dans la mise en place et l'implémentation de systèmes de gestion de la conformité sur mesure. Ce faisant, il tient toujours compte de la situation spécifique de chaque entreprise en matière de risques. Fort de ses nombreuses années d’expérience en tant que cadre dirigeant et consultant, il connaît parfaitement les défis auxquels les entreprises sont confrontées dans la pratique.
